Det var nogle af de spørgsmål, IFFD tog fat på i uge 41, da brancheorganisationen afviklede tre webinarer med fokus på idrætsfaciliteter og digitalisering.
Kapacitetsudnyttelse og aktivitetsregistrering er to af de helt store samtaleemner på idræts- og fritidsområdet i disse år.
Flere undersøgelser har vist, at der bliver booket langt flere haltider, end der egentlig bliver brugt. Til det formål har mange kommuner efterhånden installeret kameraer for at måle aktivitetsniveauet og udviklet nye bookingsystemer, der kan håndtere brugernes ønsker og behov.
Aktivitetsmåling og bookingsystemer spiller på den måde ind i et større digitaliseringsfokus, som for længst har ramt de øvrige dele af kommunernes forvaltning. Nu er turen kommet til idræts- og fritidsområdet, men det har ikke været uden problemer, erfarer IFFD.
Derfor har vi som brancheorganisation sat fokus på emnet og spurgt, om de danske kommuner egentlig ved, hvad de har brug for rent digitaliseringsmæssigt?
Det er tilfældet, da tendensen i de senere år desværre har været, at kommuner har købt det, der var, frem for at definere, hvad de reelt vil have og har behov for.
Den problematik blev italesat på en række webinarer den 6., 7., og 8. oktober, hvor en række faciliteter og kommuner gik på talerstolen og delte deres gode og mindre gode digitaliseringserfaringer.
Dem kan du læse og høre mere om i de følgende afsnit.
Stil krav til leverandøren
Det første webinar blev kickstartet af et spændende oplæg fra Gladsaxe Kommune, hvor Gry Meisner har været med til at gennemføre en bookinganalyse, der bl.a. er endt ud i et nyt bookingsystem og et fornyet fokus på kommunens ressourceadministration.
Indledningsvist foretog kommunen en bookinganalyse, hvis formål var at forventningsafstemme med brugerne og derudover skabe fælles viden og en kobling mellem kommunens strategiske mål og beslutningsgrundlag.
Slutproduktet er et bookingsystem og en række andre digitale løsninger, der indeholder gode funktioner som online betaling, beregning af lokaleleje og en åben API, der gør det muligt for Gladsaxe at tilføje ekstra moduler og hente statistikker og andre spændende data.
Processen har været spændende, fortalte Gry, som havde to gode erfaringer at videregive til webinardeltagerene.
- Når vi skal finde på nye digitale løsninger, er det vigtigt, at vi har målgruppen for øje. Køberen sidder ofte i den kommunale administration, men det er langt fra sikkert, at en effektiv oplevelse for administrationen er lig med et effektivt slutprodukt for brugerne eller det tekniske personale, forklarerede Gry Meisner.
Derudover fremhævede projektlederen et skarpt leverandørfokus, hvor man som kommune ikke skal være bange for at stille krav.
- Vi har fra dag ét stillet krav til leverandørernes vilje og evne til at arbejde inden for standarderne. Det har gjort, at vi har udviklet et fleksibelt system, der kan videreudvikles og udbygges henad vejen, påpegede hun.
Afmeldermodul
I Rudersdal har man siden 2018 arbejdet på en løsning, der forhåbentlig kan bidrage til at højne kapacitetsudnyttelsen i kommunens idræts- og fritidsfaciliteter.
I samarbejde med KMD har kommunen udviklet et afmeldermodul, der gør det muligt for foreninger at af- og genbooke ledige tider i det online bookingsystem.
Projektet er blevet til efter en grundig involveringsproces med over 60 deltagere fra det lokale foreningsliv. I den proces fandt Johnni Mosevang Christensen, funktionschef i Rudersdal Kommune, frem til en række grunde til, at foreningerne ikke gjorde brug af deres i forvejen bookede tider.
Det kom bl.a. til udtryk i form af en frygt for at miste tider. Derudover var der flere, der påpegede, at de blot gjorde, som de altid har gjort, mens der var nogle helt tredje, der fremhævede, at det simpelthen var for besværligt at afbooke tiderne.
Det sidste har Johnni og hans kollegaer gjort noget ved. Der er blevet udviklet et enkelt og brugervenligt system, som gør det muligt for den enkelte træner eller leder at afbooke en tid ved ganske få clicks.
Når det er gjort, bliver tiden ledig i systemet, hvorefter andre brugere kan booke den. På IFFDs webinar den 6. oktober fortalte Johnni Mosevang Christensen, at evalueringer har været gode, men at det stadig kniber med at få folk til at afbooke tiderne.
- Status er, at modulet virker, men det har vist sig rigtig svært at få foreningerne med på idéen. Derfor har vi planlagt en massiv markedsføringsindsats, der forhåbentlig kan hjælpe til at åbne brugernes øjne endnu mere for modulet, sagde funktionschefen i Rudersdal Kommune.
Mere måling på udendørsaktiviteter
Lokale og Anlægsfonden er gået ind i kampen for at sikre bedre og højere udnyttelse af landets idræts- og fritidsfaciliteter.
Fonden støtter i øjeblikket 22 projekter på landsplan, og det vil for fremtiden blive et krav, at nye ansøgninger skal tage højde for aktivitetsmåling og brugerudnyttelse på den ene eller anden vis.
Det fortalte projektleder David Lynge Karlsson på et IFFD-webinar den 7. oktober.
- Lokale og Anlægsfonden har som mål at skabe mødesteder. For at gøre det, skal vi vide, hvordan faciliteter bliver udnyttet. Derfor er aktivitetsregistrering og benyttelsesmønstre blevet en vigtig del af vores arbejde, forklarede han.
På webinaret delte David Lynge Karlsson fondens og sine egne erfaringer med nogle af de aktivitetsregistreringsløsninger, der findes på markedet. Her kom projektlederen ind på vigtige emner som GDPR-regler, mens han også understregede, at indsatsen primært har været rettet mod tørhaller og kunstgræsbaner.
I den nærmeste fremtid skal der af den grund udvikles metoder til at aktivitetsregistrere udendørs, fortalte han. Det hænger sammen med den store interesse, danskerne viser for outdoor-idræt som f.eks. mountainbike og kajakroning.
- Hvis vi skal være helt ærlige, så findes der ikke et produkt på markedet lige nu, der kan aktivitetsregistrere optimalt udendørs. Det skal vi have fundet en løsning på, ligesom vi skal have fundet en løsning på, hvordan vi f.eks. kan måle endnu bedre på benyttelsesmønstre i svømmehallen, understregede han.
Selvransagelse
Når det kommer til nye bookingsystemer, aktivitetsregistrering og andre digitale løsninger, er det vigtigt, at landets kommuner ved, hvad de egentlig har brug.
Sådan lød det fra Rune Bille, chef for Fritid og Folkeoplysning i Odense Kommune, da han den 7. oktober vendte snakken rundt og stillede skarpt på, hvad man som kommune skal huske, inden man går i gang med en digitaliseringsproces.
For Runes erfaringer fra Odense siger nemlig, at uklarhed omkring et givent produkt eller service, kan være både tidskrævende og en meget dyr affære.
Derfor fremhævede han en række eksempler på processer fra Odense, hvor de internt har brugt mange timer på at diskutere og udvikle strategier for det endelige slutprodukt. Af eksempler nævnte Rune Bille bl.a. en ny hjemmeside, et nyt billetsystem og et fokus på at stille krav til leverandøren.
Oplægget var på mange måder en opfordring til selvransagelse og et opråb om, at landets kommuner skal gøre sig klart, hvad man egentlig vil og ønsker sig.
- Er vi i virkeligheden klar til at modtage hjælp? Det er det store spørgsmål, som jeg tror, at mange kommuner vil gøre klogt i at stille sig selv, lød det fra Rune Bille.
Det kræver knofedt
I Esbjerg Kommune har man også planer om at gøre idræts- og fritidsområdet endnu mere digitalt.
Under titlen ”Aktiv Esbjerg” er kommunen i fuld gang med at udvikle en platform og et system, der skal gøre det let for foreninger og borgere at leve en aktiv tilværelse.
Devisen er, at det skal være let tilgængeligt, og at det skal mindske administrationen i den kommunale forvaltning. Af den grund er Esbjerg ved at opbygge et system, som skal arbejde på tværs af forvaltninger, og som bl.a. skal gøre det muligt for borgere og foreninger at afbooke og booke nye tider til idrætsaktiviteter.
Projektet har været undervejs i et stykke tid og går så småt ind i sin afgørende fase. Om 14 dage forventer kommunen at kunne offentliggøre en leverandør af systemet. Det fortalte Arne Nikolajsen på IFFDS tredje webinar om digitalisering den 8. oktober.
Her fremhævede direktøren for Sundhed, Fritid og Omsorg den vigtigste læring, han har gjort sig undervejs i processen:
- Jeg tror, det er vigtigt, at kommunen fra start er bevidst om, at det kræver meget knofedt og styring at nå i mål med sådan et projekt. Hvis det ikke er tilfældet, bliver det svært at gennemføre, lød det blandt andet fra Arne Nikolajsen.
Et dialogværktøj
I Kalundborg er man langt fremme i forhold til aktivitetsmåling og registrering.
Så langt at man har skabt sig et datagrundlag, der kan vise sig nyttigt, når kommunen skal prioritere fremtidige investeringer og skabe endnu bedre udnyttelse af eksisterende faciliteter.
Projektet i Kalundborg er støttet af Lokale og Anlægsfonden og registrerer aktivitet i alle kommunens haller. Den registrering har været med til at styrke lavpraktiske ting som den daglige rengøring, fordi medarbejderne har kunnet prioritere de områder, hvor der har været aktivitet.
Derudover kan datagrundlaget på sigt være med til at skabe øget prioritering i forhold til vedligehold, da man kan se, hvilke faciliteter der bliver brugt mest og hyppigst.
For Anders Hørberg, idræts- og fritidskonsulent i Kalundborg Kommune, var det dog vigtigt at understrege, at det øgede datagrundlag ikke skal ses og bruges som et kontrolværktøj.
I stedet skal det bruges som et værktøj til dialog med foreningerne og de øvrige brugere, fortalte han på IFFDs webinar den 8. oktober.
- Det nytter ikke noget at slå foreningerne i hovedet og præsentere dem for en masse data, der viser, at de ikke benytter deres bookede haltider. I Kalundborg går vi konstruktivt til værks og bruger vores indsamlede data til at indgå i dialog med foreningerne. Det har vist sig meget effektivt. I dag oplever vi i hvert fald, at foreningerne booker mere reelt og afbooker langt bedre, siger han.
Den rette løsning
Nå, men hvad er så den gyldne løsning, når det kommer til digitalisering, aktivitetsregistrering og bookingsystemer, spørger du måske?
Det har IFFD ikke det endelige svar på. Vi har dog valgt at sætte fokus på emnet med vores webinarserie, da det er noget, der optager rigtig mange kommuner og faciliteter.
Der findes formentligt ikke ét rigtig svar, men ved at lade en række personer komme til orde, der har prøvet kræfter med nogle af områderne, har vi forhåbentlig skabt grundlag for det videre arbejde.
Har du lyst til at læse mere om det spændende emne, kan du finde slides fra alle oplægsholdere lige her:
Skrevet af